業務計画について - Catch me If you can

なんかすごくまじめに業務のことについて書くんですが、事の発端は@naotaにこういう質問を受けたからですね。

@naota344 おー
- 業務設計なのか
- 他者との根回し含めた段取りなのか
- 業務スピード改善なのか
によって教えられる本が違うけど、どんなかんじ？？
— 15のお気持ち表明 (@seong15_) 2016年8月17日

そういえばこの間もボルダリングに行った時に、一緒に行った子が「最近休日も出勤してコード書いてて、忙しいんですけど、きょうはもう良いや！ってなって来ました」とか言ってて、おいおい、そりゃ大変だ、と思いました。

慣れない仕事だったり、新卒だったり若かったりすると、たしかに大変でふんばらなきゃいけないときはあるんですけど、なるべくそういうの避けて、アフター７を楽しく飲みに当てたり、休日出勤などしなくて良い状態にするには、という私なりのポイントをGoogle docsでまとめたところ、思ったより知見が詰まってたのでブログに書きます。

■業務計画とは

仕事というのは、付随する面倒くさいあれこれをくぐり抜け、自分の目標を達成する必要がありますよね。
私自身は営業ですが、仕事は商談そのものではなく、受注を達成するための「下準備」がメインだと思っています。
で、それは営業として企業様と相対するときだけでなく、社内のメンバー、社外のステークホルダーと仕事するときもそうだと思います。
その下準備することを、ここでは「業務計画」とします。

下記は業務計画における大まかなポイントです。

< 業務計画をたてるときのポイント >

仕事はいくつもやることがあるので、「自分が複数あるプロジェクトをまわしている」という認識をもつ
プロジェクト毎の各アクションに、どれくらい時間がかかるのかを予想しておく
※トラブルが起きた場合に解決にあてるためのバッファも組み込んでスケジュール設定をする
他者と共同のプロジェクトの場合は関係者とスケジュールの共通認識をもっておく
自分の休憩時間も忘れずに

こうなると、自分が持てて確実に捌けるプロジェクトというのは、多くて週3つとかだと思います。（他の職種の人のやれる物量しらんけど）

それ以上やってるんだったら、そもそも詰め込みすぎなので、優先順位をつけたほうがいいかなとおもいます。業務時間内に収まらないものは振られても断る！

www.hitode-festival.com

また、3において、ステークホルダーのスケジュールが遅い場合は、

面倒見る気持ちで、「相手の面倒もみる」というのを自分のスケジュールに組み込む
ビジネスパートナーとして組む相手間違ってるので関係を見直す

の2つが対処方法としてあげられます。

前者はほぼ育成になりますね。使えるマネージャーなんて世の中のごく一部なので（詳しくはピーターの法則をご確認ください）、マネージャーを育成しないとこっちの仕事もまわらん、みたいに思うとよいかもです。

ピーターの法則　創造的無能のすすめ

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まあ私は人を切ることはあんまりしないので、面倒見ちゃうんですけどね。お客さんや上司のお尻を叩くのも仕事、と割りきっています。叩き方に礼儀はありますけどね！！ここは業務設計とは別の技術です。結構私は失敗してます。

ちなみに私は2年目のころ、判断してほしい資料の設定期限が過ぎたので、（期限の2,3日前から1日1回は電話かけてたんですけど）取引先の偉い人に1日4回メールと電話をしたことがあって、「いやぼく忘れっぽくて、ほんと沢山リマインドもらえて助かってます」と言われましたが、それもどうかと思います。

【設計の具体例】

たとえば、全く世の中に知られていないプロダクトを、新規営業で受注を3件取るとします。わたしの場合、その期間は3か月と設定します。

■目標：3か月以内に完全新規営業で受注を3件とる

とすると、新規営業で受注までに必要なアクションと時間はだいたい下記の通りになります。

< 業務計画事例 >

■調査 / 計画フェーズ
- マーケットの各プレイヤーのポジショニング調査（どこの会社が1位か、とか、特殊なプロダクトをつくっているところがあるかとか、企業同士の力関係とか）
- 具体的な企業名の調査
- 各社事業の調査（どんなもの作ってて、売上どれくらい、どんなビジネスモデル）
- 業界慣習の調査（仕事の進め方、組織構造、ノリ・テンション）
- 有名な人がいるばあいはどんな人か
→だいたい1週間から10日で終わらせる。詰まるときは2日で詰まるので、都度計画を変更する。ちなみにここらへんは現職だと社長やCFOが協力してくれることが多いのでらくちん。

■実行フェーズ（約1〜2か月）
- 接触（人脈たどって飲みなり、テレアポなり、メールなり）
- 商談
- 成約 ←ここで受注

1:人脈調査ちなみに、実行フェーズの「接触」における優先順位は

→ツテがあれば、だいたい2週間以内にランチか飲みを設定してもらう

2:1ができなければ、メールかテレアポ
→これはリストが100件あるとしたら大体3〜5営業日で終わらせる。リスト作りのほうも、大体３〜５営業日かけます。厳選しつつ、調査も一緒にするので。

ってかんじです。

【事前の一手間が仕事を楽にする】

上記の「接触」、2になるとすごく面倒なので（テレアポなんてガチャ切りされるしメール爆撃なんて絶対見られないと思ってます世の中の飛び込み営業頑張ってる人はやく気づいて）、なるべく1で終わらせられるよう人とのつながり作りは日々余念がないです。
いろんなところの飲みに顔を出すし、人を紹介すると言われれば断らず、速攻で日程調整します。また、お会いするときの印象やキャラのブランディングは大事にします（その後あんまり合わなくてフェードアウトしたとしても変な噂を吹聴されないように）。

あと人のことは結構覚えてます。在籍企業、役職、年齢、卒業大学、学部、会った時に話したことなど、脳内DBつくってます。名刺に情報を書く人もいますが、ぶっちゃけ私はやらないです（無精だから）。Eightにメモ機能ないよね？？つながり機能はいいからメモ機能はよ。その代わりFacebookやTwitterでつながって、久々に合う前とかだとチェックします。

っていうか、Twitterで生息してると普通に情報はいってくるから、べつにTwitterでいいかな、みたいな....顔本は人々が結婚報告してて三十路の未婚にはキツイから見たくない....Messegerはつかってる。

面倒なことを避けつつ自分の思った通り物事をすすめるために、事前に一手間かけるというのはかなり有効です。神は細部に宿るぜ〜〜い。

【自分の打率+バッファでスケジュールを計算する】

で、話を戻しますが、上記の「人のつながり」が手元に無く、面倒なことになっちゃった場合はしょうがないですがやるしかないです。

ちなみに私のテレアポ獲得率は10件かけたら1,2件というところです。
商談までこぎつけた際の受注確度は低く見積もって50%なので、逆算すると

3件の受注をとるとすると
6件は商談をやらなきゃいけない（余裕もって8件くらいは商談いきたい）
60〜80件くらいテレアポすればOK

そこまでターゲットとなる会社がない場合は(このパターンが多い)、しょうがないので、その少ない対象となる会社のことをめっちゃ調べます。

LinkedInやFacebook,Twitterなんかを調べて、やっぱり誰かに紹介してもらうか、最終手段はその会社の有名な人に電話したり、「事業部にまわしてくれ」って普通に電話します。ここまでやってたらあんまりガチャ切りされることはないですね。
（人材の営業電話は無限にくるのでガチャ切りされがちですが、今の会社のプロダクトは結構特徴があって、無名ながらも業界唯一なのでインバウンドが多いです。すごく楽です。）

商談までいけばあとはあんまやることないです。受注確度の計算（っていうか勘だけど）をして、受注できそうなものに注力するだけ。商談に行く前に勝負はすでに決まってるな〜といつも思います。

さて、私のスケジュールだと、計画＋実行＝10日＋2か月ですね。これは当初の3か月という目標を大幅に上回っておりますが、つまり、わたしは目標達成にかかる実際の時間時間＋その5割ですべてのスケジュールを作っているということです。
これが「バッファをもつ」ということになります。

【自分のできることを把握せよ】

で、ここまでで疑問に思うだろうことについて解答します。

Q : テレアポ獲得率なんでわかるの
A : 1社目の派遣サービスの営業ときに結構やったからですね。テレアポの技術というものも全然あるのでそこもおさえてますが、自分の勝率を出すのはやっぱり経験からです。
その時は20件かけて1個、だったのですが、今は売ってるプロダクトが特徴があるので10件に1個と設定しています。

Q : 商談獲得率なんでわかるの
A : これも経験です。

パフォーマンスを出したいなら自分の打率は知っておくべきで、勝率とか、どのペースで何が出来るとか、大体いつぐらいに燃料が切れるとかは押さえておくと仕事に支障がでません。休むのも仕事とよく言われますが、休むタイミングもきちんと調整しましょう（ここは私もまだまだです）

で、それがない人は多分経験量が足りないです。打率を出すまでの量をやってない。それはよくないことです。打率も、打率をあげるための改善ポイントもわからないままでは年収があがりません。打率は業務が新しくて刺激を感じられる半年〜1年の間にデータを揃えたほうが良いかなと思います。新卒ちゃんなら2~3年かな。

もしキャリアのある程度長い方で、打率とバッファの感覚がわからないとしたら、あんまり言いたくないですが結構深刻です....脳筋で仕事してたってことになるので....。それではセルフマネジメントができてないし、セルフマネジメントができなければ他者はマネジメント出来ないと思います。そういった方がマネジメント職に着かれている場合は、される側の未来を潰していると言えると思います...。

なんにせよ、スケジュールをぎちぎちに詰めて仕事するというのは、成果がでる状態ではないと私は思います。

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